Probleme fundamentale ale emailului
Iată cum definește de Merlin Mann inbox zero:
„Este vorba despre calea de a vă revendica emailul, atenția și viața. Asta înseamnă „zero?” Nu despre numărul de mesaje din căsuța de e-mail, ci cât din atenția creierului tău este în acea căsuță. Mai ales când nu vrei să fie. Asta e tot. ”- Merlin Mann
Emailul a apărut de câțiva zeci de ani, iar acum este folosit de toți. Dar de ce este un lucru atât de rău? Conform unui studiu – nu din România … , un lucrător mediu din SUA petrece 6,3 ore pe zi, ocupându-se de email. Drept urmare, emailul ocupă prea mult timp și ne distrage atenția de la alte activități mai importante.
În aceast articol, voi explica problemele fundamentale ale emailului, voi împărtăși procesele de gândire din spatele conceptului Inbox Zero și voi oferi câteva sugestii și bune practici pentru ca acesta să funcționeze și pentru dumneavoastră.
Obiectivul meu este să ajut să fiți mai eficienți și mai productiv și, în cele din urmă, acest lucru începe cu administrarea căsuțelor de email, deoarece acolo este originea problemelor.
Una dintre cele mai mari piedici pentru a fi productiv este aceea de a nu avea claritate. David Allen, autorul metodologiei Getting Things Done (sau GTD), pledează pentru ideea „minte ca apa”, pe care o descrie ca fiind capabilă să răspundă în mod corespunzător la stimuli externi. Cu toate că nu sunt întrutotul de acord cu afirmația, el a spus că „creierul tău este pentru a avea idei, nu pentru a le păstra acolo”.
Dacă nu îți administrezi corect căsuțele de email, ceri creierului tău să păstreze informații și să funcționeze într-un mod în care nu a fost ”conceput” niciodată.
Când faceți acest lucru, puteți ajunge cu ușurință să suprareacționați sau să subreacționați, deoarece nu vedeți lucrurile cum trebuie. Dacă nu veți administra corect inbox-ul (email sau altul), pierdeți energie încercând să rețineți cu disperare ceva, în loc să vă concentrați pe acel lucru care contează cu adevărat. Majoritatea oamenilor, cărora le pasă de productivitatea lor, sunt conștienți de acest lucru, ceea ce face din conceptul de Inbox Zero unul destul de ciudat la prima vedere.
Înainte de a putea începe explicarea metodei apoi implementarea Inbox Zero, trebuie să înțelegeți amploarea problemei pe care încercați să o remediați. Cu alte cuvinte, trebuie să înțelegeți monstrul din spatele emailului, înainte de a încerca îmblânzirea lui.
Există șase probleme fundamentale cu emailul din perspectiva productivității:
1. Emailul este o metodă de comunicare unidirecțională – asta înseamnă că, dacă nu ești atent, te vei bloca răspunzând cerințelor altor persoane pe ”timpul tău”, o resursă foarte limitată. Sfatul meu este să fii foarte ”protector” cu timpul tău și să faci lucruri care te vor aduce în mod constant mai aproape de îndeplinirea propriilor obiectivelor, fiind atent la ce te angajezi. Metoda Inbox Zero răspunde acestui lucru, prin aceea că se limitează timpul petrecut în email prin învățarea unui mod nou de a răspunde acestei provocări.
2. Emailul creează în mod natural… mai mult emailuri – acest lucru este valabil mai ales dacă utilizați funcția CC doar pentru a „ține pe toți informați”. Când primiți un email pe care în care sunteți în CC, înclinația naturală este să răspundeți și să spuneți , „OK, l-am înțeles”, dar trebuie să rezistați aceastei dorințe cât de mult puteți. Cal Newport în Deep Work, vorbește despre un studiu realizat la o companie, unde cercetătorii au descoperit că costul oricărui mesaj trimis ori primit este de aproape 95 de cenți. Adică aproape 1 USD de fiecare dată când cineva spune: „Am înțeles?” Este o risipă imensă de resurse personale sau ale companie și vă distrage atenția de la a face o muncă cu adevărat utilă, cu adevărat benefică. Ok, în România nu este un studiu similar și costul poat fi mai mic (oare?) dar ai înțeles idea.
3. Email-ul creează nevoia să se răspundă imediat – deoarece teoretic nu necesită mult timp sau efort, mulți oameni se așteaptă la un răspuns instant atunci când trimit un email. Dacă aveți un șef care așteaptă acest lucru de la dumneavoastră , ar putea chiar să fie de acord cu dumneavoastră ( la nivel filozofic), că emailul este o pierdere de timp și sunt de acord să vă ofere libertatea de a ignora emailul – atât timp cât răspundeți totuși mediat la al lor (ceea ce chiar nu ajută deloc situația). Cu toate acestea, majoritatea oamenilor nu își iau salariul din monitorizarea emailului, ceea ce ne duce la problema nr. 4 …
4. Email-ul este (de obicei) un procent foarte mic din responsabilitatea muncii și consumă o cantitate disproporționată din timpul și energia noastră – În fișele de post nu sunt trecute de obicei obligații legate de monitorizarea emailului. Dacă ar trebui să vă întrebați: „Care este lucrul pe care îl fac, care oferă cea mai mare valoare organizației mele?” probabil că răspunsul nu va fi email-ul. Dar cât timp ajungeți de fapt să petreceți pe email-uri? Amintiți-vă, un lucrător mediu din SUA, petrece în medie 6,3 ore pe email.
5. Emailul este groaznic pentru gestionarea sarcinilor (task management)- o greșeală frecventă pe care o fac oamenii este, să încerce să folosească inbox-ul lor ca manager de sarcini. Chiar nu este proiectat pentru asta. Cu toate că există câteva aplicații sau șmecherii disponibile care îl îmbunătățesc, totuși nu este nici ideal nici eficient, deoarece nu puteți asocia cu ușurință datele sau contextele
6. Emailul este extrem de ineficient – dacă utilizați email pentru a pune o întrebare unui coleg de serviciu, s-ar putea să treacă zile sau săptămâni înainte de a primi un răspuns. Și ce faceți între timp? Dacă sunteți ca majoritatea oamenilor, probabil că veți sta să urmăriți în neștire căsuța de email sau să o verificați neîncetat de fiecare dată când auziți ”bing”, deoarece ar putea fi acel ceva ce așteptați.
Toate acestea fiind spuse, dacă îi permiteți, emailul are potențialul de a vă conduce viața . Din fericire, există o modalitate de a vă face din nou șeful căsuței de email (și fi si sănătatos în acest timp). Metoda se numește Inbox Zero iar eu o folosesc. Yupii.
Ce este Metoda Inbox Zero?
Deși mulți oameni au auzit de termenul Inbox Zero, majoritatea nu înțeleg cu adevărat filozofia din spatele Metodei. Am auzit de fapt Merlin Mann, inventatorul Inbox Zero, vorbind pe unele podcast-uri recente cum câ nu-i mai place termenul, pentru că oamenii îl interpretează greșit tot timpul și nu înțeleg ce înseamnă cu adevărat. Dacă nu ați văzut niciodată Google TechTalk pe Merlin Mann unde introduce termenul Inbox Zero, vă recomand să aruncați o privire.
În videoclip, Merlin Mann explică faptul că Inbox Zero este mult mai mult decât să obțineți un număr emailuri necitite cât mai aproape de 0 – avem nevoie de o modalitate de a procesa intrările în mod eficient. Este vorba despre găsirea de soluții pentru atâte necunoscute, care vă pot provoca stres, deoarece sunteți îngrijorat de ceea ce poate uitați să faceți. Este vorba despre instituirea unui sistem de încredere, astfel încât să puteți face față mod corespunzător.
O căsuță de Inbox „goală” nu face Inbox Zero.
Inbox Zero nu este util atunci s-a ajuns la limita suportabilului, deoarece eticheta roșie cu emailuri necitite se ridică la 1.000 și apoi ștergi tot ce este în căsuța de email.
Este posibil să fi existat câteva informații importante acolo, dar pentru că ați fost copleșit și nu ați mai putut face față, nu veți ști niciodată. Apăsarea butonului de resetare de asemenea manieră nu rezolvă cu adevărat nimic, deoarece procesul este unul defect. De ceea ce aveți nevoie cu adevărat este un sistem. Dacă aveți un sistem care să se ocupe de toate inputurile diferite din viața dumneavoastră , veți fi mai puțin stresați și veți obține mult mai mult.
GTD (Get Thigs Done) + Inbox Zero = Productivitate
Ce NU este Inbox Zero:
1. O cutie poștală goală – doar pentru că la un moment dat aveți zero mesaje în căsuța de email nu înseamnă că aveți capacitatea de a o menține. Dacă nu aveți un sistem durabil în funcțiune care să vă ajute să rămâneți aici, faptul că inbox-ul dumneavoastră este gol, probabil nu vă va oferi nicio liniște sufletească pe o perioadă mai mare.
2. Ștergerea în masă – Este ușor să ajungeți la o căsuță de email goală doar ștergând totul, dar nu recomand acest lucru. Probabil există informații importante acolo. Ceea ce ar fi mult mai bine este să ai un sistem care să se ocupe de intrare, astfel încât să puteți lua decizii rapide cu privire la ce lucruri intră și in ce container.
Cea mai mare parte a emailului dumneavoastră va merge într-unul din 3 locuri:
1) Gunoi (o mare parte este gunoi și aparține aici),
2) Referință (o parte din acestea trebuie să fie stocate pentru mai târziu și ar trebui să meargă aici) sau
3) Gestionarea sarcinilor (cu o parte din emailuri trebuie să faci ceva și ar trebui să intre deci aici).
3. Mișcam emailurile – am întâlnit o mulțime de oameni cu o structură nebună de foldere și ierarhii, pentru a stoca emailurile și imediat ce primesc unul nou, îl aruncă într-un folder cu eticheta „Clientul X” sau ”Șefu” . Dar, dacă există o acțiune (to do) asociată cu acel email, acum trebuie să navigați în acel folder și să căutați în acel mesaj pentru a afla ce trebuie să faceți. Sperăm că puteți vedea problema rezultată din acest mod de ”organizare” destul de clar: nu există un mod prin care să urmăriți ceea ce trebuie să faceți în acest fel.
În schimb, puneți lucruri care sunt „acționabile” direct în sistemul dumneavoastră de gestionare a sarcinilor (task management). Sunt alte forme de urmarire a task-urilor ( sarcinilor ) care includ chiar și un link înapoi la mesajul original. Simplu.
4. Monitorizarea permanentă a inboxului – Puteți păstra un inbox zero destul de ușor dacă-l urmăriți toată ziua și faceți imediat ceva cu fiecare email care vine, dar tot nu este Metoda Inbox Zero. Inbox Zero este un proces, iar atunci când procesul este bine urmat, nu trebuie să faci babysitting lângă calculator. Vă recomandăm să vă verificați căsuța de email doar de câteva ori pe zi, dar când o faceți, procesați-o până la capăt (clar până la neutru). Practicați principiul „atingerii lui o dată” – nu verificați doar pentru a vedea dacă există ceva urgent și lăsați decizia pentru mai târziu. Așa veți crea o listă de mesaje care duce la ștergerea în masă și este foarte ineficient, deoarece veți ajunge să citiți același mesaj de mai multe ori înainte de a decide ce să faceți cu el.
Deci, ce ESTE Metoda Inbox Zero?
Filozofic vorbind Inbox Zero este o stare de spirit. Este capacitate de a avea încredere că sistemul pe care ați decis să îl utilizați pentru a prelucra emailul să funcționeze eficient și că totul este înregistrat și la locul corespunzător.
Este capacitatea de a avea un proces eficient pentru a face față tuturor intrărilor (in-box) din viața ta.
Este capacitatea de a adună toate informațiile pe care doriți să le păstrați și toate lucrurile pe care trebuie să le faceți într-un mod care să nu vă înnebunească și capacitatea de a avea sisteme pentru a pune lucrurile fiecare la locul lui.
Atunci când totul este la locul care trebuie, vă puteți concentra pe ceea ce trebuie să faceți și să luați măsurile care sunt cu adevărat importante.
Cunoaște-ți căsuța de email
Înainte de a putea procesa toate Inbox-urile din viața ta, mai întâi trebuie să identificați toate căsuțele Inbox din viața (care extinde ideea Inbox Zero dincolo de email).
De multe ori răspunsul la situații ”incendiare”, sunt cauzate de informații neprocesate care au fost de fapt într-o căsuță Inbox de orice fel, pe care am ignorat-o până când a explodat. Emailul nu este singurul Inbox din viața dumneavoastră și trebuie să identificați toate sursele de intrare și sarcinile (task) din viața dumneavoastră , astfel încât să puteți trata toate intrările în mod corespunzător. Să nu verificați căsuțele de email nu reprezintă o soluție bună. Ignoranța nu este fericire.
Iată câteva exemple de căsuțe de email care trebuie procesate în mod regulat:
1. Cutia poștală obișnuită – o mulțime de facturi vin în continuare prin poștă. Evident, trebuie să aveți grijă de acestea.
2. Managerul de sarcini sau Task Manager – o mulțime de aplicații au capacitatea de captare rapidă care stochează sarcinile ( task, to do) într-un Inbox, dar trebuie să prelucrați acest lucru în mod regulat și să identificați ce trebuie făcut și când.
3. Bloc Notes-ul – acest lucru ar putea fi fizic (cum ar fi notele lipite pe frigider) sau digital. De multe ori veți scrie ceva și s-ar putea să nu fie o sarcină, dar trebuie totuși să intre într-un Inbox pentru a fi procesată.
4. Inbox fizic – dacă lucrați într-un birou, vă garantez că aveți acest lucru. Oricât vă puteți dori sau încercați să păstrați totul digital, vor exista momente în care șeful sau colegul vă oferă o bucată de hârtie și vă cere să faceți ceva cu ea. Aveți nevoie de un inbox fizic pentru a surprinde acest tip de lucruri și pentru a le prelucra ulterior.
Cum să vă procesați Inbox-ul
Există câteva bune practici atunci când aveți de-a face cu Inbox-urile (fie ele fizice, sau digitale). Iată câteva sfaturi rapide pentru a vă ajuta să vă procesați mai eficient căsuțele de email:
Nu vă uitați la numere. Dacă vă concentrați pe eticheta roșie cu emailuri necitite, vă veți enerva repede.Primul pas este să începeți și vedeți cât de departe ajungeți. Impulsul inițial obținut ar putea fi suficient pentru a finaliza sarcina complet.
Decideți o abordare. Recomandăm câteva strategii pentru tratarea emailului care se aplică cu ușurință și celorlalte mesaje primite. Cele două abordări pe care le recomandăm sunt:
1. Abordare zilnică – puneți deoparte o anumită perioadă de timp în fiecare zi pentru a vă șterge căsuțele de email. Nu orice căsuță de email are nevoie de acest lucru, dar pentru majoritatea oamenilor 30–60 de minute este suficient pentru a vă procesa complet adresa de email.
2. O dată pe săptămână – puneți deoparte o zi pe săptămână pentru a vă procesa căsuțele de email. Acest lucru poate părea o blasfemie în societatea ”permanent în prezent” a zilei de azi, dar acest lucru v-ar putea ajuta cu adevărat să fiți mai productiv și…. deblocat.
Programează-l. Indiferent de abordarea pe care decideți să o utilizați, puneți-vă timpul de procesare a căsuței inbox pe calendarul dumneavoastră Tratați-o ca pe o întâlnire pe care nu o puteți rata și, până atunci, nu vă atingeți de el !
Opriți notificările. Nu aveți nevoie de un ding-ding de fiecare dată când primiți o bucată de spam. Există cercetări științifice care arată că oamenii pot deveni dependenți de bing-urile de notificare ale telefonului lor, care eliberează în creier de dopamină (substanța chimică de plăcere) în creier. Fără Bing!
Si acum Metoda
Când priviți lucrurile din căsuța de email, există trei întrebări importante pe care trebuie să le puneți:Ce este? Acest lucru va determina ce faceți cu el. Este ceva de care veți avea nevoie mai târziu? Apoi, ar trebui să meargă în Evernote (sau orice folosiți pentru materiale de referință). Poate că nu mai are importanță și poate fi aruncat doar în coșul de gunoi.
Este o sarcină? Atunci ar trebui să intre în aplicația de sarcini (task manager). Dacă este o sarcină, trebuie să săpați puțin mai adânc și să decideți dacă este suficient de mare pentru a fi propriul proiect, dacă face parte dintr-un proiect deja existent sau dacă este o sarcină simplă care poate fi adăugată într-o listă cu un singur element .
Are un termen sau o scadență? Acest lucru este valabil doar pentru sarcini, dar doar aruncarea sarcinilor task manager nu vă va ajuta să efectuați lucrurile. Trebuie să decideți când doriți să faceți această sarcină, apoi trebuie să decideți dacă există într-adevăr o „dată scadentă”. Vă recomandăm să nu puneți date scadente arbitrare în sarcinile dumneavoastră , deoarece veți termina cu o mulțime de sarcini roșii „întârziate” (care nu sunt în realitate) și vă vor paraliza cu ceea ce se numește „supraâncărcarea de sarcini”. În schimb, utilizați amânarea datelor de finalizare sau a datelor de început. Acestea vor face ca sarcina să fie disponibilă într-un instrument de managementul sarcinilor, dar care nu vor ”țipa” la dumneavoastră dacă nu o veți face până la un anumită dată.
De ce am nevoie pentru a o face? În spiritul GTD, acesta se numește „context”. Este instrumentul, locul sau persoana de care aveți nevoie pentru a putea efectua lucrurile. De exemplu, dacă trebuie să suni pe cineva, ai folosi „Telefon” ca context.
Rezista FOMO (Fear Of Missing Out).
Răspunsul la notificările prin email instantaneu este aproape la fel de rea ca și monitorizarea constantă a intrării. De obicei, oamenii fac acest lucru pentru că le este frică că ar putea pierde ceva important (dar de obicei nu este). Oamenii sunt speriați de ceea ce s-ar putea întâmpla în timp ce ei nu privesc, iar asta o numim Teama de a lipsi (din eng. FOMO – Fear Of Missing Out ). Acest lucru funcționează în același mod în social media dar pe o scară uneori mult mai mare, dar se aplică cu siguranță și la email. Trebuie să vă simțiți confortabil și atunci când nu știți ce se întâmplă în căsuța de email în fiecare moment din fiecare zi.
STRUCTURA RECOMANDATĂ DE DOSARE – FOLDERE
Vă recomandăm să configurați 3 dosare de e-mail:
• Folderul ”De Răspuns”: aici se trimit toate e-mailurile la care răspunsul durează mai mult de 2 minute .
• Folderul ”În așteptare”: intră aici toate e-mailurile unde aștepți un răspuns sau pe care doriți a le prelucrați mai târziu.
• Folderul ”Arhivare”: intră aici toate celelalte e-mailuri pe care doriți să le accesați și altădată.
FOLDERUL ”DE RĂSPUNS”
Câteva e-mailuri tipice care aparțin folderului Răspuns:
• Cineva vă solicită să faceți ceva (cu sau fără termen). Exemple includ trimiterea de rapoarte, verificarea a ceva și asumarea orice sarcină.
• Cineva vă cere să răspundeți la ceva, dar la care răspunsul necesită mai multă gândire profundă din partea ta. Printre exemple se numără persoanele care vă cer părerea pe un subiect sau întrebarea despre disponibilitatea pentru un eveniment.
După ce ați răspuns la e-mailurile din acest folder, le mutați în Dosarul Arhivare.
E-mailuri tipice care intră în folderul ”În așteptare”:
• Coduri de urmărire pentru pachetele Cargus sau UPC care vă vor veni. De exemplu numerele de urmărire a transportului din cumpărăturile online.
• Ați delegat o sarcină și așteptați un răspuns / rezultat. Exemple includ e-mailuri de la colaboratori, angajați sau oricine de la care aștepți un răspuns.
• Confirmare de la cineva. Exemplele includ întrebarea unei alte persoane dacă el / ea a primit ceva de la tine (ca un pachet).
Schema logica simpla de procesarea a Inbox ar fi următoarea:
Voi reveni cu mai multe explicații legate de metoda Inbox Zero și de principiul One Touch a metodei GTD ( Get Things Done )
Până atunci, vă rog să comentați, și să vă spuneți punctul de vedere.